1. Écrire l'objectif en une phrase
« Présenter le plan de l'année à 80 managers et les faire travailler dessus. » Cette phrase dit déjà la jauge, le besoin d'une plénière et d'ateliers. Sans elle, on choisit un lieu au coup de cœur et on découvre ensuite qu'il ne convient pas.
2. Fixer la date avec une marge
Pour un séminaire sur mesure de plus de 500 personnes, comptez 2 à 4 mois de préparation ; 9 à 12 mois pour un événement international. Vérifiez le calendrier des grands congrès et salons rennais : ces semaines-là, salles et hôtels sont très demandés. [Calendrier à vérifier pour votre date.]
3. Choisir le lieu
Trois critères : la jauge dans votre configuration, l'accès depuis la gare pour les participants, et ce que le lieu permet à la technique (électricité, accroches, horaires de montage). Pour une grande plénière en centre-ville, le Couvent des Jacobins est la référence ; pour un séminaire au vert, un domaine en Ille-et-Vilaine.
4. Construire le programme
Une plénière courte vaut mieux qu'une longue. Alternez écoute et travail, et placez le team building l'après-midi, quand l'attention baisse.
5. Chiffrer la technique avec le lieu
Son, écran, micros, régie : ce poste varie beaucoup selon la salle. Un lieu bien équipé peut le réduire ; un lieu atypique peut l'alourdir. Notre directeur technique intervient dès le choix du lieu.
